Què és una associació

El dret d’associació el trobem recollit a l’article 20 de la Declaració Universal dels drets humans i a l’article 22 del Pacte Internacional pels Drets Civils i Polítics del que Espanya és part des de l’any 1977. Aquest dret es recull també dins els drets fonamentals que recull la Constitució Espanyola.

Es tracta d’un dret humà inalienable i per tant, el legislador està notablement limitat a l’hora de definir-ne el funcionament. La definició d’una associació la trobem, entre d’altres, a l’article 321-1 CCCat (la negreta és nostra)

1. Les associacions són entitats sense ànim de lucre, constituïdes voluntàriament per tres o més persones per a complir una finalitat d'interès general o particular, per mitjà de la posada en comú de recursos personals o patrimonials amb caràcter temporal o indefinit.

2. Les associacions poden dur a terme activitats econòmiques accessòries o subordinades a llur finalitat si els rendiments que en deriven es destinen exclusivament al compliment d'aquesta.

3. El patrimoni de les associacions no es pot repartir en cap cas entre els associats, ni es pot cedir gratuïtament a persones físiques determinades o a entitats amb ànim de lucre.

Per tant, la característica principal d’una associació la trobem en aquesta definició: l’objecte d’una associació és complir una finalitat d’interès general o particular. Les activitats econòmiques que pugui fer seran sempre subordinades a la seva finalitat i han de servir exclusivament per a dur a terme aquesta finalitat.

Portem aquesta definició a terra a través de les quotes de soci (o quantitats que les persones sòcies paguen pel fet de pertànyer a l’associació): si es vincula una quota determinada a l’obtenció d’un servei determinat, ja no parlem d’una quota de soci, sinó de la prestació d’un servei i això és participar en el tràfic econòmic. Cert que la llei permet a una associació dur a terme activitats econòmiques, però aquestes han de ser subordinades a la finalitat social i mai poden ser el centre de l’acció associativa.

Hi ha la creença de que una associació és una “incubadora d’empreses”. No és cert. És una aberració jurídica dir que l’associació és una forma de “provar” a l’hora de fer empresa. Si bé la formació d’una societat -empresa, en la modalitat que es vulgui - és en el fons una forma d’exercir el dret d’associació, aquí és on acaben les similituds entre una empresa i una associació. I és que la finalitat principal d’una empresa és intervenir en el tràfic econòmic, ja sigui per obtenir o fer créixer un capital, ja sigui per a millorar la situació econòmica i social de les persones que componen la societat.

Una associació té la finalitat d’assolir un determinat objectiu posant per a això en comú una sèrie de recursos personals o patrimonials.

Vegem que és i com funciona una associació:

Com hem dit, una associació mai pot tenir ànim lucratiu ni pot repartir-se el seu patrimoni ni a persones físiques ni a entitats lucratives.

Es permet constituir associacions a les persones físiques o jurídiques. La capacitat d’obrar pot ser complementada a partir dels 14 anys per qui ostenta la potestat parental del menor i en alguns casos, ni tan sols cal això (Article 321-2 CCCat). Fixem-nos que, per a poder treballar per compte d’altri cal tenir al menys 16 anys i en el cas dels autònoms no socis de cooperativa, 18[1].

Els estatuts d’una associació, com passa en totes les societats, estableixen la forma en que aquesta es presenta davant el món. En el cas de les associacions, a efectes de publicitat i protecció de tercers, l’article 321-4 estableix el contingut mínim que han de tenir els estatuts d’una associació, que ha d’incloure la seva denominació, el seu domicili, la durada de les seves activitats si no són indefinides, les finalitats i les activitats que es proposa dur a terme, indicant l’àmbit territorial on actuarà, a efectes de determinar la llei aplicable. la regulació dels associats, el règim i contingut del voluntariat si n’hi ha (i no oblidem que la figura del voluntari té la seva regulació pròpia, com veurem), les normes relatives a l’Assemblea com a òrgan sobirà de l'associació, les que afecten a l’òrgan de govern, la forma de decidir les coses, el règim econòmic i, en definitiva, tot allò que pugui oposar-se a altres socis o a tercers.

L’article 321-5 estableix la obligatorietat d’inscriure l’associació al registre corresponent a efectes de publicitat.

La llei determina la manera en que ha de funcionar l'associació, establint uns mínims necessaris per al seu funcionament (Art 321-6 a 323-9 CCCat)

Per acabar, la llei determina la forma en que una associació modifica la seva estructura o es dissol.

Per tant, com a conclusió a aquest punt, cal entendre que una associació és una entitat formada per tres o més persones físiques o jurídiques per tal d’assolir una finalitat que no sigui il·legal[2]. Queda clar que es tracta d’una entitat que no pot tenir ànim lucratiu i per tant, no pot repartir beneficis. I queda clar que les seves activitats econòmiques han de ser accessòries i mai constituir el seu objecte.

Constitució d’una associació

L’article 22 de la constitució reconeix el dret d’associació, limitant la seva existència a que no delinqueixin, no siguin secretes ni paramilitars. A efectes de publicitat estableix l’obligatorietat de que s’inscriguin en un registre. A Catalunya, aquesta obligació es vehicula a través de la Direcció General de Dret i d'Entitats Jurídiques, que s'encarrega del registre de les associacions i federacions de règim general que tenen el domicili social a Catalunya i que exerceixen les seves funcions majoritàriament a Catalunya. S’inscriuen a altres registres, específics, les associacions polítiques, les religioses, les esportives, les organitzacions empresarials i els sindicats.

Per tant, quan un grup de persones -com a mínim tres- decideixen associar-se amb finalitats no econòmiques, han de seguir el procediment especificat a la Llei per a inscriure’s al registre corresponent. 

Per a fer-ho, cal aportar l’acord de constitució, que ha de recollir les dades més rellevants de la nova entitat de forma escrita i ha d’incloure, com a mínim els següents punts

1. El lloc i data en què s'aixeca l'acta fundacional.
2. La denominació, el domicili, la nacionalitat i, si els fundadors són menors, la seva edat. Aquestes dades han d'acreditar-se documentalment.
3. La voluntat de constituir l'associació, que s'acredita amb la signatura de l'acta, acompanyada, en el cas de les persones jurídiques, de la constància documental de l'acord o decisió corresponent.
4. Els estatuts de l'associació.
5. Les aportacions realitzades o compromeses al patrimoni inicial de l'associació, si existeixen, indicant la naturalesa dels béns, el títol i les condicions d'aportació, i la seva valoració, si no són en diners.
6. La designació de les persones que han d'integrar l'òrgan de govern inicial.

Els estatuts són la norma bàsica reguladora de l’associació, perquè, d’acord amb el que indica el CCCat, és en aquest document on es recullen les característiques més significatives de l’entitat, les que constaran després als registres públics. Per aquesta raó el legislador en delimita el contingut mínim.

A banda del contingut establert per la llei per als estatuts, hem de tenir en compte la seva funció, que, més enllà de l’obligació legal d’inscriure l’entitat, és la de regular els trets bàsics d’aquesta. Els que ens comprometen davant tercers (administracions, destinataris de la nostra activitat, etc.).

Els estatuts, com qualsevol altre contracte, tenen força de llei entre les parts (article 1.091 del codi civil).

Podem completar els estatuts amb una norma de règim intern. Aquesta norma, potestativa, ens permet un àmbit normatiu mes flexible que els estatuts, atès que no cal inscriure al registre els canvis que s’hi puguin inserir. 

 

La Inscripció al Registre

 

Una vegada tenim tots els documents necessaris per a la inscripció registral de l’associació, cal sol·licitar-la mitjançant el procediment que s’estableix per al tipus d’associació de què es tracti.

 

Sol·licitud del NIF a Hisenda

 

Per poder actuar davant tercers, cal que ens identifiquem correctament com a persona jurídica i per això cal demanar número d’identificació fiscal, mitjançant el model 036/037 de l’Agència Tributària. Aquesta dada és una clau alfanumèrica que permet identificar l’entitat segons estableix el Real Decret 1065/2007, de 27 de juliol.

 

Després de presentar la sol·licitud al Registre es pot sol·licitar el NIF de l’entitat, que serà provisional fins que en tinguem la resolució de registre definitiva. Per tal d’aconseguir-lo s’ha d’omplir el model  036 a Hisenda i tornar a omplir-lo novament per transformar-lo en definitiu quan tinguem la resolució definitiva.

 

També cal fer un certificat electrònic de representant de l’entitat, atès que, en molts casos ens haurem de relacionar amb l’administració per la via electrònica. Presentar declaracions per mitjans diferents als telemàtics quan la llei estableix que cal fer-ho per mitjans electrònics comporta una multa de 250 euros (art. 199 LGT)

 

Documentació de l’associació:

La legislació estableix un seguit d’obligacions documentals que les associacions han de complir. Cal portar al dia el llibre d’actes de l’assemblea, el llibre d’actes de la junta de govern, el llibre de socis, el de voluntaris, si l’associació fa servir l’ajut de persones en aquest àmbit, els llibres comptables, d’acord amb la legislació fiscal, etc. 

Documentació social:

Hi ha documents que s’envien a les persones associades i altres que s’exhibeixen a petició de la persona interessada o de l’administració. Recomanem sempre que es deixi constància escrita, tant de l’enviament de documentació a tercers, com de l’accés als llibres de l’entitat, que hauria d’incloure sempre data i lloc i la signatura o l’acusament de rebuda de la persona interessada.

Estatuts:

Els estatuts són un contracte. Estableixen les normes de funcionament que ha de tenir l’associació. Per raons d’ordre públic, la llei n’estableix el contingut mínim, però hi podem incloure tot allò que considerem important per a la nostra entitat, sempre que no contravingui la llei.

Hem de tenir en compte que els estatuts es registren al Registre d’Associacions, organisme que depèn de la direcció General de Dret i entitats Jurídiques. Per això, a banda del contingut mínim que estableix la llei, cal que hi incloguem només aquelles coses que ens defineixin, perquè modificar els estatuts comporta tot un procediment administratiu.

Les disposicions que pensem que són variables, o que necessitem canviar amb mes freqüència les podem recollir en una norma de règim intern. Es tracta d’una norma més flexible, atès que no necessita inscripció. S’aprova per majoria simple, tot i que als estatuts es pot acordar que s’aprovi per majoria qualificada.

Cal facilitar una còpia dels estatuts i, si s’escau, de la norma de règim intern a les persones associades.

Llibre de socis:

Les associacions han de guardar i mantenir un llibre on es reculli la identitat i les dades de les persones associades. Qualsevol persona associada té dret a veure el llibre de socis i la identitat dels altres membres de l’associació. Tanmateix, cal protegir les dades que l’entitat guarda, d’acord amb el que estableix la normativa de protecció de dades. La nostra recomanació és informar les persones que hi accedeixin de les seves responsabilitats i fer que signin un compromís de confidencialitat. Aquest punt caldria recollir-lo als estatuts o bé a la norma de règim intern.

L’Assemblea, la junta de govern i les seves reunions

L’Assemblea general és l’òrgan que inclou tots els associats. És l’òrgan sobirà de l’associació i per tant, pot deliberar sobre qualsevol assumpte d'interès per a l'associació, adoptar acords en l'àmbit de la seva competència i controlar l'activitat de l'òrgan de govern.

L’assemblea s’ha de reunir, amb caràcter ordinari, al menys una vegada a l’any, per aprovar, si s’escau, la gestió de l’òrgan de govern, el pressupost i els comptes anuals. Les reunions ordinàries són aquelles reunions periòdiques que es recullen als estatuts o a la norma de règim intern. Les altres reunions de l’assemblea que es convoquin, seran sempre extraordinàries.

Per a convocar la reunió de l’Assemblea general, cal que l’òrgan de govern enviï com a mínim amb quinze dies d’antelació, o el termini que diguin els estatuts, la corresponent convocatòria a les persones associades, pels mitjans que els estatuts recullin i si no diuen res, per correu als seus respectius domicilis.

L’ordre del dia és un document on es recull els temes que es pretén tractar a les reunions. L'assemblea general no pot adoptar acords sobre assumptes que no constin en l'ordre del dia, llevat si s’ha constituït amb caràcter universal, és a dir, si hi són presents totes les persones associades o si els acords es refereixen a la convocatòria d'una nova assemblea general.

Cal pensar que les persones sòcies poden anar a la reunió o atorgar autorització a una altra persona per que les representi. Per tant, una forma correcte de convocar les reunions és acompanyar a la convocatòria l’ordre del dia i un model per a atorgar la representació.

Un cop celebrada la reunió de l’Assemblea, es redacta un altre document: l’acta de reunió. Es tracta d’un document formal que deixa constància de les coses mes rellevants de la reunió. Cal tenir en compte que, llevat que els estatuts estableixin majories reforçades, les decisions es prenen per majoria simple. Per acreditar aquest punt, cal que es reculli la forma i els resultats de les votacions a les actes.

Les reunions de la junta de govern han de seguir les mateixes normes. Per tant, es generen dos llibres d’actes: el de les actes de l’Assemblea i el de les actes de la Junta de Govern.

Hem de tenir present que les actes estableixen el contingut de les deliberacions i decisions de l’entitat i poden marcar l’inici dels terminis per a les possibles impugnacions.

Estan legitimades per a impugnar judicialment els acords, decisions i actes contraris a la llei, en un termini de sis mesos les següents persones:

a) Els membres de l'òrgan que els ha adoptat.

b) Els membres de l'òrgan de govern.

c) Les persones que tinguin un interès legítim afectat per aquests acords.

Estan legitimades per a impugnar els acords, decisions i actes contraris als estatuts o lesius de l'interès de l’associació, en un termini de quaranta dies, les següents persones:

a) Els membres de l'òrgan que els ha adoptat, sempre que hagin fet constar en acta la seva oposició, estiguessin absents o hagin estat privats il·legítimament del dret de vot.

b) Els membres de l'òrgan de govern, respecte als acords adoptats per qualsevol altre òrgan de l’entitat.

c) Els membres de l’Assemblea, respecte als acords adoptats pels òrgans executius. En aquest cas, els estatuts poden establir que la impugnació hagi de ser promoguda per un nombre mínim de persones, no superior al 10% del nombre total d'integrants de l'òrgan, o que abans de la impugnació judicial hagi de pronunciar-se la pròpia assemblea.

Altres documents

Cal mantenir també un registre amb altres activitats de l’entitat, com ara:

Els expedients disciplinaris: als estatuts o la norma de règim intern s’estableix la forma d’exercir l’acció disciplinària dins l’entitat. Cal guardar els documents relatius a aquesta acció.

Els documents relacionats amb el voluntariat: cas que l’associació utilitzi els serveis de persones voluntàries, aquestes tenen una sèrie de drets:

• • Tenen dret a obtenir de l’entitat de voluntariat en què col·laboren informació sobre la missió, la finalitat i el funcionament de l’entitat, sobre el sentit i el desenvolupament de l’acció voluntària i sobre el paper i l’itinerari que tenen dins l’entitat, i també disposar d’informació de les activitats i dels mitjans i el suport per a poder acomplir-les convenientment. També a rebre la formació necessària per a l’acompliment de l’activitat, estar informats del disseny de l’itinerari formatiu en el marc del projecte que desenvolupen i poder participar-hi.
  • Formalitzar la vinculació amb l’entitat amb el full de compromís corresponent. La incorporació dels voluntaris als programes de voluntariat es formalitza per escrit, per mitjà del full de compromís, que ha de contenir, com a mínim, el caràcter voluntari i altruista de la relació, les funcions i les tasques acordades, el compromís de rescabalament de les despeses assumides pel voluntari, la formació fixada com a necessària per l’entitat i l’existència d’una assegurança per al voluntari d’acord amb el que estableix l’article 8.j. El full de compromís també ha de tenir en compte les condicions de gènere i la conciliació de la vida laboral i familiar.
  • Disposar d’acreditació o identificació com a voluntaris.
  • Obtenir un certificat de llur participació en els programes de les entitats de voluntariat, en el qual s’han de fer constar, com a mínim, la naturalesa de l’acció voluntària i el període i el total d’hores en què s’ha desenvolupat.
  • Tenir el reconeixement de l’experiència adquirida en tasques d’associacionisme i en programes de voluntariat per mitjà dels processos d’acreditació de competències adquirides per vies no formals d’acord amb la normativa vigent.
  • Rebre informació sobre les condicions de seguretat, higiene i salut adequades a la naturalesa i les característiques de l’activitat voluntària, i acomplir llur tasca en aquestes condicions.

Per tal de materialitzar aquests drets, cal que l’entitat redacti un pla de voluntariat on expliqui tots aquests punts i en lliuri una copia a les persones voluntàries.

Cal que mantingui un arxiu dels fulls de compromís i dels certificats emesos i dels processos d’acreditació que s’hagi seguit.

Cal també mantenir un llibre de voluntariat, en el que s’especifiqui les dades de les persones voluntàries i la manera com s’ha acomplert les obligacions establertes per la llei de voluntariat. Tot i que la normativa no parla del llibre de voluntariat, entenem que és molt recomanable mantenir-lo a efectes de diferenciar les accions de voluntariat que l’entitat efectuï de l’activitat assalariada que pugui dur a terme. En cap cas les persones treballadores de les entitats poden desenvolupar les mateixes tasques que les persones voluntàries.

Documents relacionats amb la protecció de dades de caràcter personal: La llei de protecció de dades de caràcter personal obliga les persones jurídiques que recullin, tractin i conservin dades de persones físiques, a complir amb tota una sèrie de requisits. Com a entitat, hem de poder acreditar en tot moment que complim amb els drets ARCO (Accés, rectificació, cancel·lació i oposició) de les persones de les que conservem dades, així com amb les obligacions d’informació i les altres que es recull a la legislació vigent en la matèria.

Documents comptables:

Les associacions són persones jurídiques. De vegades, sobretot les de petit volum d’operacions, poden estar exemptes de l’obligació de presentar declaració de l’impost de societats. D’altres vegades els seus ingressos s’inclouen en la llista de conceptes exempts de l’IVA, però aquestes exempcions no les eximeix de portar una comptabilitat ordenada, en els termes que estableix la normativa. Per això els òrgans de govern de les associacions han de portar al dia els llibres comptables. Cal portar separadament la comptabilitat de les activitats exemptes i les que no ho estiguin i cal que, en les assemblees ordinàries es doni comptes d’aquesta comptabilitat a les persones associades.

La documentació comptable ha de ser guardada durant sis anys.

De la mateixa manera, els òrgans directius de les associacions han d’elaborar un pressupost, que ha de ser aprovat per l’assemblea.

Documentació laboral: de la mateixa manera com les associacions, cas que comptin amb persones voluntàries, han de guardar la documentació relativa a l’acció de voluntariat, en els termes que ja hem comentat, cas que comptin amb personal assalariat han de mantenir al dia la documentació laboral corresponent: Alta del centre de treball, contractes de treball, nòmines, liquidacions, documentació de protecció de riscos laborals, etc., a disposició de l’autoritat laboral.

Cal guardar quatre anys la documentació o els registres o suports informàtics en què s'hagin transmès les dades que acreditin el compliment de les obligacions en matèria d'afiliació, altes, baixes o variacions que, si escau, es produïssin en relació amb aquestes matèries, així com els documents de cotització i els rebuts justificatius del pagament de salaris i del pagament delegat de prestacions.

Cal guardar durant cinc anys la documentació relativa a prevenció de riscos laborals. D’acord amb la llei d’infraccions i sancions de l’ordre social, les infraccions lleus prescriuen quan passa un any des de la data de la infracció, les greus als tres anys i les molt greus als cinc anys.

Altres documents: les associacions, tot i no tenir ànim lucratiu, sovint fan servir locals, exerceixen activitats lucratives accessòries a la seva activitat social o dins la seva activitat estatutària, estan afectades per normatives específiques, com per exemple, quan treballen amb persones menors d’edat o discapacitades. Per tant, caldrà guardar la documentació exigible a cadascuna de les activitats que l’associació dugui a terme.